Implicações do RGDP no Gestão de RH

Se realiza com frequência atividades de recrutamento & seleção, eis algumas questões que deverá colocar-se desde já:.

• Como obter o consentimento dos candidatos para o tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de recrutamento?
• Como devo gerir as candidaturas espontâneas que recebo na empresa?
• O faço com os CVs que disponho na minha base de dados, em papel e em suporte informático? Durante quanto tempo devo conservar os CVs?
• Como devo manter os resultados de testes psicotécnicos ou projetivos realizados a candidatos, no âmbito de atividades de recrutamento & seleção?
• Como devo eliminar os dados pessoais quando deixam de cumprir com a finalidade da sua recolha?

Se até agora, as empresas assumiam que o consentimento era dado, aquando a resposta a um anúncio, neste momento decorre dos princípios e condições impostas pelo Regulamento que as empresas deverão passar a obter o consentimento dos candidatos para tal tratamento, para a recolha e manutenção dos seus dados pessoais.

Além disso, quando obtenha dados pessoais de candidatos, no âmbito de um processo de recrutamento, e querendo mantê-los para efeitos de outros processos de recrutamento que possa vir a realizar, é pertinente que tenha em conta que deverá solicitar igualmente o consentimento para essa finalidade específica, de forma autónoma.

Se na sua empresa é frequente receber candidaturas espontâneas, então prepare-se para criar um procedimento que assegure que as candidaturas apenas são tratadas, quando obtém o consentimento dos candidatos para o tratamento e conservação dos respetivos CVs, indicando as finalidades para as quais estes dados serão tratados e o prazo pelo qual os mesmos serão conservados.

Encontrando-se em dúvida sobre o que faz com as candidaturas de que dispõe, prepare-se para criar um pedido de consentimento para todos os candidatos, solicitando o seu consentimento para a manutenção dos seus dados, obtendo ainda a confirmação de que os dados só podem ser conservados se estiverem atualizados. Noseu pedido, indique um prazo máximo para envio deste consentimento, findo o qual, não sendo indicado, o CV será eliminado da base de dados da empresa.

O RGPD esclarece que os dados só podem ser conservados pelo período necessário à finalidade para a qual foram recolhidos, em conformidade com o princípio da minimização, assim, após a conclusão de um processo de recrutamento, e não sendo expectável que surjam novas vagas para aquele posto de trabalho, os RH deverão adotar um procedimento para eliminar os CVs e todos os registos gerados de entrevistas, testes ou técnicas de seleção utilizadas.

Lembre-se ainda de no procedimento interno que terá que criar, mencionar a forma como os CV´s serão eliminados, salvaguardando que os dados desaparecem de todas as bases de dados que disponha, sejam elas informáticas ou em papel. Quando receber CV´s em papel constitui boa prática, colocar a data de receção da candidatura, a fim de ter referência para o tempo de conservação do documento.

Quando aplicar testes psicotécnicos e projetivos a candidatos a processos de recrutamento, tenha em consideração que alguns dos testes existem a obrigatoriedade de conservação durante uma determinada periodicidade. Procure esclarecer a compatibilidade dos testes que realiza, com as implicações do RGPD.

Algo que este regulamento assegura, é que numa nova ótica de gestão de recursos humanos, todos os candidatos a partir da presente data, passam a ter que ser contactados, independentemente de preencherem os requisitos da vaga, o que se trata de uma boa prática de gestão de RH.

Se neste momento, está de mãos na cabeça a pensar como vai ser capaz de responder as várias exigências, tenha calma e opte por escolher acolher a mudança, ao invés de resistir. No início pode ter algumas dificuldades, mas rapidamente irá adaptar-se…pense nesta fase de implementação, como uma oportunidade para rever a forma como organiza as suas atividades, e inclusive integrar melhorias que promovam a sua employer brand.

Até já.